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文秘管理制度
录入时间:2011-8-25 下午 02:53:26 ┆ 浏览量:3498

第一条  为确保市编办文秘管理工作的科学化、规范化、制度化,结合实际,制定本规定。

第二条 公文传递

  凡办收文,包括办内人员参加各种会议带回的文件,均由综合科统一接收处理,重要文件必须履行签收手续,收文应本着“准确、及时、安全、保密”的原则。签收文件要逐件清点,重要文件要逐页查点,如有问题,应及时采取处理措施与有关部门联系,急件应注明签收具体时间。

  1、登记。收文一律应予登记,登记文件须将标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况登记清楚,以利于查询。

  2、拟办。文书对公文分类,填写“文件处理单”送办主任提出办理意见,并注明办结时间。

  3、分送。文书人员按照办主任签批意见送办领导或相关科(局、中心)办理。密级较高的文件,应严格按要求控制分送范围,若因遗失造成泄密,要追究当事人责任。

  4、传阅。公文一般按办主任签批意见递送。需各科(局、中心)传阅的分别传送,传阅过程中严禁横传。对机密以上公文,要及时送阅和催退,不能马上阅知的,当日下班前必须交回综合科,确保公文不泄密。办领导应及时阅文,阅后应直接退文书人员,不得由他人代退。凡传阅的文件或资料,阅示者不得随意抽出留存。

  5、承办。综合科根据有关规定,对需要办理的公文送相关科(局、中心),并进行登记,注明文件去向和时间。具体承办科(局、中心)收到公文后,应在办理时限内提出具体办理意见,与原公文一并交回综合科,报办领导审定。各科(局、中心)需长期使用的文件,可以复印。密级文件的复印、复制,严格按保密规定办理。

  6、催办。综合科对紧急或者重要公文及时催办,对一般公文定期催办,并随时或定期向办领导反馈办理情况。承办科(局、中心)对不能按时办结的公文,要提出书面情况说明报综合科,并交办主任阅知。

  7、清退、销毁。“上三级”文件按要求应予年度末清退。市级部门文件和各局制发文件、下属单位上报文件,按公文归档要求,整理归档,其余销毁文件应按规定进行登记、审批,并由专人现场监毁。

8、立卷、归档。对应予归档文件按文件的时限、重要级别、文件性质类别进行永久、长期、中期、短期案卷分类;对各局发文件应按公文定稿、正本齐备的原则进行归档。公文的立卷归档应按平时归卷和年终调整定卷两种方式进行归档装订,不得私自保存。

  第三条 公文制作

(一)拟稿

  凡以办名义上报、下发的文件、函件、信息、材料等,都必须坚持“精简文件、改进文风、提高质量”的原则,属于科(局、中心)业务内容的文稿须由各科(局、中心)负责起草;带全局性的重要文件、报告、全年工作总结及安排等,由办领导牵头,组织有关人员起草;综合性文件、函件、信息、材料等,由综合科负责起草。

  各类文稿在起草时应注意规范公文的文面格式,严格按照公文的版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发送达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17个方面的规范格式正确制作处理文稿。

(二)审稿

所有文件、函件、信息、材料等起草好以后,都必须交综合科审核。审核内容包括:是否需要行文;行文是否规范;内容是否正确和切实可行;联合行文的部门是否经过汇商,意见是否一致;文字表达是否准确,简明扼要,条理清楚等。综合科审核后,按行文程序和签发规定,送分管主任审核,分管主任审核签属意见后,报主任审定签发。

  (三)签发

  市编办公文须经办主任签发。联合行文,须经所有联署机关的负责人会签。涉及多个部门业务的公文,应由各部门负责人会签后,再由发文机关负责人签发。办领导签发公文,应当签署明确意见,并签署姓名和时间。

  凡未经办领导签发和综合科审核的文件,一律不得打印盖章发出。

  (四)印制

办主任签发后的公文,由主办科(局、中心)校核稿后,由综合科文书人员编号出稿送印刷厂印制。公文印制完成后,底稿及电子文档连同印制正本一式五份由文书人员存档。

(五)分发

  公文的分发由综合科负责。市编办制发的重要公文须送主任、副主任,各科、局、中心常规性文件,由承办科(局、中心)根据内容确定分发范围,并由综合科分发。

 

 

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